Datenschutzhinweise Roomio Tour 2026

Zum Gewinnspiel „I love my room-Tour 2026“

Mit diesen Hinweisen informieren wir nach Art. 13 DSGVO darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen des Gewinnspiels „I love my room-Tour 2026“ verarbeiten. Ergänzend gilt die allgemeine Datenschutzerklärung unter roomio.de.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Einrichtungspartnerring VME GmbH & Co. KG, An der Wesebreede 2, D-33699 Bielefeld. Datenschutzbeauftragter: ecoprotec GmbH, Pamplonastr. 19, 33106 Paderborn, datenschutzbeauftragter@einrichtungspartnerring.com

2. Datenschutzbeauftragter

ecoprotec GmbH, Pamplonastr. 19, 33106 Paderborn. E-Mail: datenschutzbeauftragter@einrichtungspartnerring.com

3. Welche Daten wir verarbeiten

3.1 Pflichtangaben für die Teilnahme: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Bestätigung der Volljährigkeit und Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen.

3.2 Freiwillige Angaben: Postleitzahl, besuchter Tour-Stopp, Extra-Los-Code vom Glücksrad, Antwort auf die Frage „Wofür würdest du die 2.500 € nutzen?“ und die Einwilligung in den Roomio-Newsletter

3.3 Bei der Übermittlung des Teilnahmeformulars erfassen wir den Zeitpunkt der Teilnahme. Informationen darüber, über welches Werbemittel das Formular aufgerufen wurde, werden ausschließlich ohne Personenbezug ausgewertet und nicht mit den personenbezogenen Teilnahmedaten verknüpft. Eine Standortermittlung, etwa mittels GPS, findet nicht statt.

3.4 Im Gewinnfall zusätzlich: der gewählte Roomio-Händler für die Einlösung und gegebenenfalls die Postanschrift.

3.5 Bei Anmeldung zum Newsletter zusätzlich: Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung im Double-Opt-in-Verfahren sowie die dabei verwendete IP-Adresse als Nachweis der Einwilligung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

4.1 Durchführung des Gewinnspiels

Wir verarbeiten die Pflichtangaben sowie die zur Gewinnabwicklung erforderlichen Daten, um die Teilnahmen zu verwalten, den Gewinner auszulosen, ihn zu benachrichtigen und den Gewinn abzuwickeln.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.2 Versand der Teilnahmebestätigung

Wir verwenden den Vornamen und die E-Mail-Adresse, um eine Bestätigungsmail mit dem Ziehungsdatum und einem Link zu den Teilnahmebedingungen zu versenden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.3 Prüfung der Extra-Los-Codes

Wir verarbeiten den Extra-Los-Code sowie die zur Zuordnung erforderlichen Teilnahmedaten, um die Gültigkeit des Codes zu überprüfen und ein zusätzliches Los bei der Ziehung zu berücksichtigen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.4 Verhinderung von Mehrfachteilnahmen und Manipulationen

Wir verarbeiten Namen, E-Mail-Adressen, Teilnahmezeitpunkte und gegebenenfalls Extra-Los-Codes, um unzulässige Mehrfachteilnahmen und Manipulationen zu erkennen und eine ordnungsgemäße Durchführung des Gewinnspiels sicherzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der fairen und ordnungsgemäßen Durchführung des Gewinnspiels.

4.5 Empfehlung teilnehmender Händler

Wenn Teilnehmende freiwillig ihre Postleitzahl angeben, verwenden wir diese, um ihnen auf der Danke-Seite und in der Bestätigungsmail einen nahegelegenen Händler zu empfehlen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Teilnehmende über nahegelegene Händler zu informieren.

4.6 Auswertung der Tour und der Werbemaßnahmen

Wir verwenden den Zeitpunkt der Teilnahme, den gegebenenfalls angegebenen Tour-Stopp, Informationen zum verwendeten Werbemittel oder Zugangskanal sowie die Postleitzahl, um den Erfolg der Tour und der eingesetzten Werbemaßnahmen auszuwerten. Die Auswertungen erfolgen in zusammengefasster Form.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Messung und Optimierung unserer Veranstaltungen und Werbemaßnahmen.

4.7 Auswertung freiwilliger Angaben

Wir verwenden die freiwillige Antwort auf die Frage „Wofür würdest du die 2.500 € nutzen?“, um die Interessen der Teilnehmenden auszuwerten und zukünftige Aktionen zu verbessern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bewertung und Verbesserung unserer Aktionen.

4.8 Newsletter-Versand

Wenn sich Teilnehmende freiwillig für den Roomio-Newsletter anmelden, verarbeiten wir ihre E-Mail-Adresse und ihren Vornamen für dessen Versand.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

4.9 Nachweis der Newsletter-Einwilligung

Wir speichern die für den Nachweis der Newsletter-Einwilligung erforderlichen Angaben, insbesondere den Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung sowie die dabei protokollierte IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

4.10 Veröffentlichung von Gewinnernamen sowie Foto- und Videoaufnahmen

Die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen der Gewinnübergabe sowie die Veröffentlichung des Gewinnernamens erfolgen ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Teilnahme am Gewinnspiel ist nicht von einer Einwilligung in den Newsletter oder in die Veröffentlichung von Gewinnernamen, Foto- oder Videoaufnahmen abhängig.

5. Empfänger

5.1 Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, die nach unserer Weisung handeln:

• HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland: Teilnahmeformular, Kontaktverwaltung, Versand der Bestätigungsmail, der Double-Opt-in-Mail und des Newsletters.
• Hosting-Dienstleister von roomio.de: TH eCommerce GmbH, An der Wesebreede 2, 33699 Bielefeld.

5.2 Kurzlink-Dienst: Einige QR-Codes führen über den Kurzlink-Dienst t1p.de der okua GmbH, Potschappler Str. 4, 01189 Dresden, auf unsere Gewinnspielseite. Beim Aufruf können technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere die IP-Adresse, verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt durch die okua GmbH in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Weitere Informationen finden sich in deren Datenschutzerklärung unter https://t1p.de/datenschutzerklaerung.

5.3 Promotion-Team: Das Promotion-Team an den Tour-Stopps stellt das Tablet bereit. Es hat keinen Zugriff auf die eingegebenen Daten.

5.4 Im Gewinnfall: Zur Einlösung des Einkaufsguthabens übermitteln wir den Namen des Gewinners sowie die hierfür erforderlichen Angaben zum Gewinn an den vom Gewinner ausgewählten Roomio-Händler. Die Übermittlung erfolgt zur Abwicklung des Gewinns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit der Händler die Daten im Rahmen der anschließenden Kaufabwicklung verarbeitet, erfolgt dies in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

5.5 Meta: Wer über einen Beitrag auf Facebook oder Instagram zum Gewinnspiel kommt, nutzt diese Netzwerke nach den Datenschutzhinweisen der Meta Platforms Ireland Limited. Meta verarbeitet dabei Daten in eigener Verantwortung.

5.6 Eine Weitergabe an Roomio-Händler oder andere Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Übermittlung in Drittländer

Im Rahmen der Nutzung von HubSpot können personenbezogene Daten an die HubSpot, Inc. in den USA übermittelt werden. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO.

Soweit für weitere Drittlandübermittlungen kein Angemessenheitsbeschluss vorliegt, werden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, eingesetzt. Informationen zu diesen Garantien können beim Verantwortlichen angefordert werden.

7. Speicherdauer

• Die personenbezogenen Daten der Teilnehmenden, die keinen Gewinn erhalten, löschen wir spätestens drei Monate nach Abschluss der Verlosung einschließlich etwaiger erforderlicher Ersatzziehungen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
• Die personenbezogenen Daten des Gewinners speichern wir, soweit dies für die Abwicklung und Einlösung des Gewinns sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere Rechtsgrundlage für ihre Speicherung besteht.
• Newsletter-Daten speichern wir bis zum Widerruf der Einwilligung beziehungsweise bis zur Abmeldung. Nachweise über die erteilte Einwilligung bewahren wir darüber hinaus auf, soweit dies zur Erfüllung unserer Nachweispflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
• Auswertungen nach Tour-Stopp, Werbemittel und Region speichern wir ausschließlich in anonymisierter und zusammengefasster Form, sodass kein Rückschluss auf einzelne Personen mehr möglich ist.

8. Cookies und Tracking auf der Landingpage

Auf unserer Website können Cookies und vergleichbare Technologien eingesetzt werden. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, werden diese Technologien nur nach entsprechender Einwilligung über unsere Cookie-Einstellungen verwendet. Nähere Informationen hierzu finden sich in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung unter Roomio.de.

Auf den an den Tour-Stopps bereitgestellten Tablets werden keine einwilligungsbedürftigen Tracking-Technologien eingesetzt.

9. Newsletter

Die Anmeldung zum Roomio-Newsletter ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Teilnahme. Sie erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren: Erst nach Klick auf den Link in der Bestätigungsmail erhält die Person den Newsletter. Die Einwilligung lässt sich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, etwa über den Abmeldelink in jedem Newsletter.

10. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierte Entscheidung

Die Bereitstellung der Pflichtangaben nach Ziffer 3.1 ist für die Teilnahme am Gewinnspiel erforderlich. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Ohne diese Angaben ist eine Teilnahme jedoch nicht möglich.

Die Ermittlung des Gewinners erfolgt nach dem Zufallsprinzip. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Anfragen zur Ausübung dieser Rechte können an den Verantwortlichen oder den Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

12. Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können betroffene Personen aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

13. Widerruf von Einwilligungen

Erteilte Einwilligungen, etwa für den Newsletter oder die Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen, können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig. Der Widerruf kann auch jederzeit per E-Mail an hello@roomio.de erklärt werden.

14. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Datenschutzverstoßes.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

Stand: Oktober 2026